Kompleksowe wdrożenie rozwiązań chmurowych
Kompleksowe wdrożenie rozwiązań chmurowych
Historie sukcesu: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska w Krakowie
O kliencie
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska w Krakowie działa od 1993 roku. Jego głównym zadaniem jest zarządzanie środkami publicznymi w zakresie dofinansowania inwestycji i innych działań na rzecz ochrony środowiska. Fundusz aktywnie patronuje i wspiera różnego rodzaju przedsięwzięcia służące ochronie przyrody. Jedną z autorskich inicjatyw WFOŚiGW jest coroczny konkurs #ekoLIDERZY, nagradzający te instytucje, które w szczególny sposób przyczyniły się do poprawy stanu środowiska naturalnego w Małopolsce.
Wyzwanie
Od początku funkcjonowania WFOŚiGW, komunikacja w tej organizacji opierała się na poczcie e-mail i telefonii stacjonarnej. Oprócz oczywistego obciążenia skrzynek pocztowych, takie rozwiązanie było też ograniczające dla samych pracowników: nie mieli oni możliwości szybkiej komunikacji (np. przy pomocy komunikatora), pracy zdalnej na plikach online czy synchronizacji kalendarzy i łatwego umawiania spotkań. Infrastruktura IT była utrzymywana w lokalnej serwerowni. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska w Krakowie, jako instytucja publiczna, szczególną wagę przykłada do zabezpieczenia posiadanych danych. Opieranie infrastruktury IT jedynie o lokalne serwery było rozwiązaniem kłopotliwym z punktu widzenia ich utrzymania oraz groziło uszkodzeniem w przypadku awarii lub infekcji urządzeń.
Rozwiązanie
Rozwiązaniem zaproponowanym i wdrożonym przez Seiloc została technologia Google G Suite. Wraz z nią, pracownicy otrzymali dostęp do poczty G Mail, wyposażonej w filtry antyspamowe i antywirusowe. Ponadto, mogą teraz tworzyć pliki online, współdzielić je pomiędzy sobą i edytować w tym samym czasie. W celu przesłania krótkiej wiadomości, nie trzeba już pisać maila, można za to skorzystać z komunikatora, co znacznie usprawnia proces wymiany informacji. Pracownicy mogą też pracować zdalnie, przy wykorzystaniu komputerów lub urządzeń mobilnych. Wdrożenie w WFOŚiGW nowej infrastruktury wiązało się ze zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń pracowników. Kadra trenerska Seiloc przeprowadziła szkolenia dla wszystkich pracowników Funduszu, dostosowując je do potrzeb poszczególnych grup użytkowników, z uwzględnieniem ich szerokiego przedziału wiekowego.
Korzyści
Technologia Google każdego dnia jest aktywnie wykorzystywana przez pracowników WFOŚiGW. Oprócz poczty G Mail, głównym narzędziem komunikacji stał się komunikator Hangouts. Dystrybucja dokumentów została uproszczona i zautomatyzowana, dzięki czemu zebrania odbywają się teraz przy użyciu materiałów wyłącznie w wersji elektronicznej. Podczas planowania codziennych zadań i spotkań, wyjątkowo pomocne są usługi Kalendarza oraz Google Keep. Dzięki G Suite, pracownicy zyskali błyskawiczny i niezależny od innych dostęp do dokumentów i informacji. Wzrosła dynamika komunikacji w Funduszu, zostały obniżone koszty związane z konserwacją i utrzymywaniem alternatywnych i mniej skutecznych usług, a pracownicy nareszcie mogą pracować również na urządzeniach mobilnych.